Te seremos claros: no saber qué gastos te puedes deducir o cómo hacerlo correctamente puede tener un impacto brutal en tu negocio

Al terminar de leer esta guía, sabrás:

• Qué son los gastos fiscalmente deducibles.
• Por qué son la gran clave del ahorro de los autónomos.
• Cuáles son los gastos deducibles más comunes.
• Los requisitos para poder desgravarlos.
• Qué gastos se pueden deducir del IVA y del IRPF.
• Cómo declarar los gastos y llevar tu contabilidad.
• Cuáles son los beneficios de trabajar con una asesoría fiscal, laboral y contable de Selezziona Consultoría.

Qué es un gasto deducible

Los autónomos somos una máquina de gastar. Para hacer nuestro trabajo tenemos que comprar materiales, herramientas, vehículos, gasolina, alquilar un local…

Deducir quiere decir restar: restar para Hacienda, pero sumar para ti.

Así funciona la cosa: Hacienda necesita saber tus beneficios para calcular los impuestos que tienes que pagar. Para ello, resta los gastos de los ingresos de tu actividad.

Aquí tienes la definición de gastos deducibles:
Los gastos deducibles son gastos que un autónomo realiza para desarrollar su actividad y que Hacienda permite contabilizar en las declaraciones del IVA o la renta para que pague menos impuestos.
Si te fijas, en esta definición mencionamos dos impuestos: el IVA y la renta (el IRPF). El IVA es el impuesto que grava el consumo y está presente en casi todos los productos o servicios que compras y vendes —salvo aquellos que están exentos de IVA, en el caso de algunas actividades como las que están en recargo de equivalencia, como por ejemplo es el caso del comercio minorista.

Pues bien, con eso de que Hacienda te permite contabilizar los gastos deducibles en las declaraciones (o autoliquidaciones) del IVA queremos decirte que Hacienda te permite recuperar el IVA de esas compras.
Con el IRPF ocurre algo parecido. El impuesto de la renta de las personas físicas (IRPF) es el impuesto por el que como autónomo —una persona física— tributas tu actividad.

Y Hacienda, cuando vas a presentar la declaración anual de la renta, te permite deducirte (o descontarte) algunos gastos del IRPF. De manera que acabas pagando menos en impuestos. 

Ya ves: teniendo en cuenta la gran cantidad de gastos que tienes como autónomo, una ayudita nunca viene mal, ¿verdad?
Y quien dice ahorrar dice invertir. Porque así, ahorrando en impuestos, puedes invertir más en tu negocio.
Además, como ya te hemos explicado, Hacienda te permite contabilizar estos gastos para deducírtelos del lado del IVA y del IRPF.

Cómo deducir los gastos sin errores

Nuestros expertas han observado que los errores se pueden cometer tanto por exceso como por defecto. O, lo que es lo mismo, puede que no te estés desgravando todos los gastos posibles o puede que te estés desgravando de más.

Las dos situaciones son habituales y pueden tener consecuencias negativas en tu contabilidad.
Pero los dos problemas también se resuelven de la misma manera: acudiendo a los expertos en fiscalidad.
1. Los autónomos se pueden ahorrar cada año hasta 4.000 € en impuestos gracias a una buena gestión de los gastos deducibles.
2. Deducirse mal los gastos es una sanción grave y puede costarte entre el 50 % y el 150 % de la cantidad deducida.

¿Qué significa “necesario” y “exclusivo”?

El mejor consejo que podemos darte es pensar en los gastos deducibles como lo hace Hacienda, que es la manera en como nos lo recomiendan nuestros expertas:
“Un gasto es deducible cuando es necesario para poder realizar la actividad profesional y el producto o servicio adquiridos sólo se pueden utilizar para el desarrollo de la actividad”.

Es decir, un gasto tiene que ser necesario y exclusivo de forma obvia, sin lugar a dudas.

Si tienes dudas sobre si es o no necesario y exclusivo, seguramente no lo es. Con el siguiente ejemplo lo verás más claro.
 

• 1ª Caso: Manuela es consultora de comunicación y considera que su aspecto es importante para su profesión.
  Así que decide comprarse un traje nuevo para proyectar la mejor imagen posible en su próxima reunión.
  A Manuela no le falta razón. Puede que su gasto sea necesario. ¿Pero es exclusivo?
  Veamos: pretende usar el traje para el trabajo, aunque también podría ponérselo en cualquier otra ocasión, ¿verdad?. O al menos, así es como lo ven nuestros expertos y como lo vería Hacienda.
• 2ª Caso: Y ahora fijémonos en su pareja: Pepe, que tiene un salón de belleza y quiere renovar los uniformes que usan sus empleadas para trabajar.

En el caso de Manuela, la ropa no es un gasto deducible porque no se puede considerar un gasto exclusivo.
En el caso de Pepe, la ropa sí es deducible porque es un gasto necesario y exclusivo. Y en esto no hay dudas: los uniformes son imprescindibles para realizar el trabajo y, en principio, no pueden ser utilizados en ninguna otra ocasión.

Esperamos que con este ejemplo podáis entender que es para Agencia Tributaria un gasto exclusivo y necesario. 

Un gasto es deducible si conservas la factura

La factura puede ser una factura completa o simplificada, pero siempre tiene que tener estos datos (como mínimo):
• Número de factura
• Fecha de emisión de la factura
• Datos del proveedor: nombre, NIF y dirección fiscal
• Tus datos identificativos como autónomo (nombre y apellidos, NIF y dirección)
• Descripción del bien o servicio adquirido
• Precio del bien o servicio adquirido antes de impuestos (base imponible)
• Porcentaje de IVA aplicado

La regla es clara: para desgravar un gasto, debes conservar una factura que justifique la compra.

Gastos deducibles con o sin factura

Hay gastos que nunca vienen acompañados de una factura. Por ejemplo: la cuota de autónomo de la Seguridad Social, las de los colegios profesionales, seguros y algunos gastos bancarios, esto lo podríamos justificar con el cargo bancario. 

En otras ocasiones, es difícil pedir la factura del servicio. Es el caso de los gastos de transporte como el metro, el tren o el autobús (aunque, si pagas un bono o algo parecido, puedes solicitar una factura).

Podríamos añadir también el taxi, aunque estos, a petición, te pueden hacer una factura. ¿Y qué hacemos en estas situaciones? Respuesta de nuestros expertas: conservar al menos un ticket o recibo que justifique el pago, así podrás deducir el gasto para pagar menos IRPF. Eso sí: olvídate del IVA. Siempre que no tengas una factura del gasto, no podrás recuperar el IVA.

Con lo cual, si tienes factura podrás deducirte IVA y IRPF, sino no tienes factura y tienes ticket solo IRPF.

Los 50 gastos deducibles en IVA y IRPF más comunes

1. Gastos de alquiler. Oficina, almacén y puntos de venta incluso los online. 
2. IBI y otros gastos del edificio.
3. Compras propias para el ejercicio de la actividad. 
4. Amortizaciones de compras de bienes de inversión que superen los 600€ de base imponible. 
5. Asesoría. 
6. Programa de facturación.
7. Profesional del marketing o comunity manager. 
8. Plataformas online de ventas.
9. Plataformas online de facturación.
10. Programas informáticos, incluidos los de diseño. 
11. Página web, incluido el diseño, programación y diseño. 
12. Gastos de marketing. Anuncios de Google, Facebook, Instagram, folletos, etc..
13. Cuotas de Asociaciones. 
14. Cuotas de suscripciones. 
15. Materiales y materias primas
16. Atención a clientes y proveedores
17. Teléfono e Internet
18. Marketing y publicidad
19. Compra y reparación de bienes de inversión.
20. Suministros; luz, agua, basuras, comunidades de vecinos, etc..
21. Combustible, recuerda que si es un vehículo mixto si eres una persona autónoma solo podrás deducirte el 50%. 
22. Reparaciones de vehículos, seguimos las misma regla del punto anterior si es un vehículo mixto solo podrás deducirte el 50%. 
23. Seguro del vehículo, recuerda siguiendo la misma norma del punto anterior. anual. 
24. Si tienes prestamos vinculados a la actividad, podrás deducirte los intereses.
25. Los gastos bancarios por mantenimiento de cuentas también te los puedes deducir. 
26. Recibos de autónomos.
27. Merchandising ( camisetas, gorras, calendarios, etc.).
28. Material de oficina. 
29. Muebles de oficina cuando tengas ubicación física. 
30. Mobiliaria en general.
31. Fotocopiadora. 
32. Cualquier clase de maquinaria que sea necesaria para ejercer tu actividad.
33. Formaciones que realices para mejorar en tu actividad o en la de las personas trabajadoras de tu empresa. 
34. Nominas del personal. 
35. Seguros Sociales del personal. 
36. Ropa de trabajo para el personal. 
37. Cuota de LOPD anual.
38. Cuota de prevención de riesgos laborales anual.
39. Seguros de locales, de actividad, almacenes y los que afectan a las personas trabajadoras como los de accidentes.
40. Los intereses que se pagan a las Entidades Financieras por las Pólizas de Crédito. Trimestrales o semestrales. 
41. Embalajes o cualquier tipo de material de paquetería.  
42. Taxi. Pide siempre factura simplificada. Parking, tren, metro y billetes de avión. Consejo pagar siempre con tarjeta. 
43. Hoteles si tienes que desplazarte para visita de clientes o formaciones. 53,34 euros/día base imponible. Siempre hay que pagar con tarjeta para que sea deducible. 
44. Comidas y manutención: Agencia Tributaria para pensión completa te deja deducir. 26,67 euros/día base imponible, Siempre hay que pagar con tarjeta para que sea deducible. 
45. Trabajos realizados por otras empresas.
46. Notarios, Abogados, Ingenieros, Procuradores si los necesitaras. 
47. Tributos y recargos no estatales, exacciones parafiscales, tasas, recargos.
48. Tasas de renovación de certificados digitales. 
49. Material de decoración si tienes instalaciones físicas. 
50. Gastos financieros, incluidos los de las tarjetas. 

Gatos de difícil justificación. 

Los gastos de difícil justificación son aquellos gastos complicados de deducir a pesar de estar relacionados con el desempeño de tu trabajo.  Sería el caso, por ejemplo, de las facturas impagadas. Estos gastos solo se pueden aplicar en Renta, no en los trimestres. 

La buena noticia: estos gastos se pueden deducir en la declaración de la renta. Pero con un límite: no pueden superar los 2.000 € anuales. Y, además, tienes que cumplir estos dos requisitos:

• Calcular el impuesto de la renta por la modalidad de estimación directa simplificada, que es cuando se mira el beneficio teniendo en cuenta la diferencia entre ingresos y gastos. Para saber si es tu caso, mira si marcaste la casilla 609 en tu alta en Hacienda (modelo 037 o 036).
• Tener beneficios en tu actividad. Es decir, que tengas más ingresos que gastos.

Conclusión: muchos autónomos no ahorran todo lo que pueden. Y, encima, se arriesgan a multas y sanciones por no hacerlo bien o hacer lo que no deben.
¿Sabes qué impacto puede tener eso en tu negocio? 

• El ahorro es inversión, crecimiento, expansión.
• El ahorro puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso.
• Los gastos deducibles: la clave de tu ahorro.

En nuestra experiencia con cientos de autónomos, esto es lo que hemos observado:
• Muchos autónomos que trabajan desde casa no suelen deducirse ni un euro en gastos de suministros.
• Muchos autónomos se deducen porcentajes erróneos o no tienen en cuenta los importes límites de deducción.
• Muchos autónomos se deducen gastos que no deben.

¿Tienes dudas? ¡Te podemos ayudar!

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